仕事が終わる時間術　3ステップ

2020年10月13日
時間術
rikishin, なぜあなたの仕事が終わらないのか？, なぜあなたの仕事は終わらないのか, ビジネス, 時間術, 時間術大全, 時間革命

時間術

こんにちは。
rikishinです。
今回は「仕事が終わる時間術」について解説致します。
当時残業時間が100時間を超え、休日出勤が当たり前だった僕が、
「定時上りが当たり前」
「休日出勤0」
「年次計画有給取得も容易」
になった実例も交えご紹介致します。

1 なぜあなたの仕事が終わらないのか？
2 やらないでいいことをやってないか？
3 先延ばしより「前倒し」
4 実践の3ポイント
5 まとめ

なぜあなたの仕事が終わらないのか？

自分の仕事が終わらない・・・
次から次に仕事が回ってきて終わらない・・・
働き方改革の今だからこそ、余計仕事が終わらなくなって、家に持ち帰って仕事をし続けて、起きたらまた仕事・・・という生活を送っているサラリーマンも多いのではないでしょうか？
そんな方の多くは「会社や上司のせいにして、かつ環境のせいにしている」傾向にあります。
まずは自分で自分を見つめ直し、他人や環境のせいにしたり、愚痴をこぼしたりしていないか確認してみてください。
かく言う自分も元々は上司や環境のせいにしていました。
もちろんその間は仕事が終わらず、残業代と短い睡眠時間で頭も回らず、謎の頭痛に悩まされていました。
他人や周りの環境のせいにするのをやめ、自分が変えられる範囲である「自分の課題」に集中出来なければ何をしてもあなたの仕事は終わりません。

やらないでいいことをやってないか？

1日の中で自分がやらなければいけないことを書き出してみて下さい。
毎日当たり前のように行っているルーチンも1枚の紙に箇条書きで書き出していき、出来上がるのが現在のあなたの業務リストです。
改めて自分が行っている業務を振り返ってみていかがでしょうか？
単にやることが多すぎると言ってもまずは全体像を把握することが大切です。
そしてそのリストの中から、「やらないでいいこと」を見つけて、除外して下さい。
やることリスト（Todoリスト）も大切ですが、それと同じかそれ以上に「やらないことリスト」も大切です。
なぜなら、やらないでいいことをやっている時間を、あなたが本当にやらなければいけないことに費やせば、仕事のクオリティは確実に上がり、且つあなたの仕事も終わる可能性は格段に上がります。
部下がいる人や、自分の部署で共に働いてくれているアルバイトスタッフやパートさんがいらっしゃる方は自分の抱えている仕事を譲れないか考えてみて下さい。
僕は基本的に「自分じゃないと出来ない仕事以外はやらない」ようにしております。
そうしないと、自分が出社の日は仕事が進むが、自分の休日や出張中には仕事が進まないといった事態になるからです。
あと、自動化出来る業務は自動化しましょう。
今まで数字をまとめるのに一からフォームを作っていたのであれば、テンプレートを作成したり、EXCELの関数などを使って時短をするのも良いでしょう。
最後の実践の3ポイントでも紹介しますが、やらないでいいことをやっている間は、あなたの仕事は終わりません。
漠然と頭の中にあったTodoリストではなく、【洗練された本当のTodoリスト】を作成しましょう。

先延ばしより「前倒し」

よく、「それは明日やればいい」という言葉を耳にしますが、本当にそうでしょうか？
これだけ変化の激しい今の時代、どんな業種に勤めていてもいつ緊急の出来事が舞い込んでくるか分かりません。
就業時間ギリギリで、今からやり始めてもキリが悪くなるなどであれば分からなくもないですが、そもそも「明日やればいい」という言葉はその業務にどのぐらい時間がかかって、どのぐらいの人員が必要で、明日やっても顧客に迷惑がかからないものなのかを把握している必要があります。
それを理解しておらず、単に「先延ばし」にしているだけならば、確かにあなたの仕事は終わらないでしょう。
先述した、Todoリストに更に改良を加えて、【各業務を開始する時間】を書き加え、実際にどのぐらいの時間がかかったのか結果を書き込んでみて下さい。
それを繰り返すうちに、より洗練されたTodoリストが完成し、且つ「自分がその業務に割いている時間」が分かります。
その上で、「2分以内で終わる業務はその都度完了させる」ようにして下さい。
そうすれば、頭の中に「あれもやらなければいけないな・・・」などの憂いを抱えながら仕事をする必要はなくなり、目の前の仕事に集中出来ます。
色々なことを考えながら仕事をしていると、簡単なことでもミスが起こり、その対処に追われ、あなたが本当にやらなければいけない業務に支障をきたし、あなたの仕事が終わらなくなります。
Todoリストに書き出すことで、一つ業務が終われば、リストを見返し、次の業務にまた集中出来るようになります。
大事なことは「頭の中を常にリフレッシュし、目の前のことに集中する」ことです。
そうすれば、リストに記入していることがドンドン前倒しで進んで行き、結果的に余裕を持って仕事を終わらせることが出来るのです。
何より、時間に追われる感覚ではなく、「自分主導で仕事を進めて行く感覚」は自身のモチベーションUPにも大いに貢献してくれます。
先延ばしより、「前倒し」です。

実践の3ポイント

1.【洗練された】Todoリストを作成する
2.スキマ時間にやることを決めておく
3.午前中に8割方完了させる

【洗練された】Todoリストを作成する

前述した「やらないでいいことをやってないか？」とTodoリストに「各業務を開始する時間」を書き加えると【洗練された】Todoリストが完成します。
要するに、自分の仕事にかかる合計時間が分かります。
ほとんどの企業が1日勤務時間を8時間と定めているのですが、洗練されたTodoリストの合計時間が8時間を超えていますか？
もし超えているならば、「やらないでいいことをやってないか？」の中にある、自動化や受けないでいい仕事を断ることを覚えるべきです。
断り方に関しては別記事を用意したいと思いますが、仕事を任せる上司にとって一番困ることは、それを断られることよりも、「任せた仕事が期限に間に合わないこと」です。
そしてリストの中で「自分が絶対にやりたいこと」を1つから2つ決めて、印をつけて下さい。
要するに、「優先順位を決める」ということです。
優先順位をつけられないと「仕事に追われている感覚」に押しつぶされ、焦り、ミスをし、時間を浪費します。
「自分が絶対にやりたいこと」が終わっていれば、万が一リストに未完了が残ってしまったとしてもイライラすることは少なくなり、何より「自分主導でやりたいことが出来ている」というモチベーションに繋がります。

スキマ時間にやることを決めておく

一日の中で絶対にあるのがスキマ時間です。
移動中だったり、予定よりも会議が早く終わったり・・・
そのスキマ時間にやることを「事前に決めておく」のです。
そうすれば空いた時間を最大限有効活用することが出来、「前倒し」のチャンスが生まれます。
ちなみにスキマ時間はあなただけではなく、周りのスタッフや部下、アルバイトにも発生しております。
6名で一日の空き時間が一人当たり10分出たとしたら、6×10分＝60分です。
あなたが8時間でこなす業務の内、1時間分が任せられるとしたら・・・？
そうです。
「スキマ時間はゴールデンタイム」なのです。
ただし、ゴールデンタイムは総じて短い時間しかなく、更にはいつ訪れるかも定かではありません。
その為、スキマ時間が来てからやることを決め、指示をするのはただの「タイムロス」なのです。
事前にやることを決めておき、スキマ時間を本当のゴールデンタイムに変えましょう。

午前中に8割方完了させる

メンタリストDAIGOさんの著書「自分を操る超集中力」や、その他色々な本にも記載がありますが、人間の集中力は有限であり、朝起きた時がピークでそこから徐々に下降していくそうです。
※DAIGOさんの本には集中力の回復方法も書かれておりましたが、ここでは割愛致します。
最後にリンク貼りますので気になる方は読んでみて下さい。
ということは、集中力がMAXのタイミングで、全力を注ぎ、業務のほとんど、特に自分がやりたいことを完了させれば、多少の緊急な業務が入っても十分対処することが出来ます。
要するに、「午前中の集中力の高い時間に全力で取り組んで、8割方を終わらせるぐらいのペース配分にする」ということです。
メールの返信など集中力をあまり使用しないものを午後に行い、もっと頭を使う重要な仕事を先に完了させることが出来れば心にも余裕が生まれ、スタッフ同士のコミュニケーションも円滑に回り、更なる業務効率の改善も図れるでしょう。
自分自身も就業時間や夜中の集中力ガス欠状態では1時間かかっていた業務が朝一発目に行うと30分かからず完了したことが多々あります。
嘘だと思うのであれば、是非試しにやってみてください。
きっと驚くような成果が得られるはずです。

まとめ

ものすごくシンプルにまとめると、

・他人や環境のせいにするのをやめ、自分自身を見つめ直す準備をする。
・やることをリスト化し、やらなくていいことは省き、洗練されたTodoリストを作る。
・先延ばしより前倒しする為に、スキマ時間にやることを決めておく。
・ペース配分を見直し、ラストスパートではなく、スタートダッシュを意識する。

ということです。
慣れて来たらTodoリストはいらなくなるかもしれませんが、自分が「時間に追われているな・・・」と思った時の解決策としてはかなり有効な方法なので、頭の片隅に置いておくといいでしょう。
最後に僕が時間術に対して影響をうけた本を紹介して、今回の記事を締めくくろうと思います。
気になる方は是非とも読んでみて下さい。

元Microsoft　Windows95の基本設計を担当した伝説のプログラマーが語る超速時間術「ロケットスタート時間術」はすごく面白いです。
ちなみに現代の「右クリック」や「ダブルクリック」「ドラッグ＆ドロップ」を作ったすごい方です！！